AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming

30-01-2018

Wij nemen aan dat u in de afgelopen tijden deze term wel een keer voorbij heeft horen komen, want iedereen en elk bedrijf wat te maken heeft met enige vorm van gegevensverwerking heeft hiermee van doen.

Vanaf 25 mei 2018 zal er door de Autoriteit Persoonsgegevens handhaving plaatsvinden op deze verordening. Mocht blijken dat u als organisatie zich niet houdt aan de verordening, dan kan er een forse boete worden opgelegd.

Ook WorkingStyle moet voldoen aan de verordening bij het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zijn hier achter de schermen al druk mee bezig en willen u middels deze nieuwsbrief hierover op de hoogte brengen, want de verordening zorgt wel voor veranderingen in de werkwijzen.  

Wat zijn persoonsgegevens?
In de verordening wordt onder persoonsgegevens verstaan; alles wat te maken heeft met een persoon. Dit betreft dus naam, adres, email, geboortedatum, bsn nummer, maar ook gegevens betreffende de arbeidsongeschiktheid zoals 1ste ziektedag, de beperkingen, etc.  

Welke gegevens zijn inzichtelijk?
Er is in de verordening vastgelegd dat er alleen gegevens mogen worden verwerkt als daar noodzaak voor is. Dit betekent dat als er geen noodzaak is, de gegevens niet verwerkt en niet inzichtelijk mogen zijn voor personen. Dit houdt in dat u als werkgever de gegevens (zoals naam adres, geboortedatum en telefoonnummer) van uw medewerkers mag verwerken, aangezien u deze nodig heeft voor de uitvoer van het arbeidscontract, maar WorkingStyle mag deze gegevens alleen verwerken indien er vanuit de verzuimbegeleiding noodzaak toe is.  

Praktisch gezien betekent dit dat wij bezig zijn met een inrichting in ons verzuimvolgsysteem VerzuimSignaal waarbij de medewerkers van WorkingStyle geen inzicht meer hebben in de gegevens van de medewerkers. Pas wanneer er noodzaak is, een verzuimmelding, worden de gegevens inzichtelijk voor de medewerkers van WorkingStyle. Op het moment dat de verzuimbegeleiding van een werknemer wordt beëindigd, zal de inzichtelijkheid van de gegevens voor de medewerkers van WorkingStyle worden beëindigd. Als werkgever heeft u ten allen tijde inzicht in de persoonsgegevens van al uw eigen medewerkers.  

Delen en versturen van gegevens
Naast het verwerken van persoonsgegevens gaat de verordening ook over het veilig delen en versturen van de persoonsgegevens. In onze vorige nieuwsbrief is al aangegeven dat WorkingStyle mede vanuit efficiëntie meer gebruik is gaan maken van VerzuimSignaal voor het delen van documenten. Deze verandering sluit zeer goed aan bij de wettelijke richtlijnen vanuit de AVG.  
Want doormiddel van gebruik te maken van VerzuimSignaal voor het delen van de UWV documenten zoals Probleemanalyse, Plan van Aanpak, maar ook gespreksnotities voorkomen we dat er emails gestuurd moeten worden waarin persoonsgegevens opgenomen zijn.  

Het versturen van emails mèt persoonsgegevens is zonder beveiliging (encrypted of wachtwoord) geen veilige manier. En kan daardoor aanleiding zijn tot een boete. Wij zijn daarom genoodzaakt om de onveilige inhoudelijke communicatie via de email verder te gaan verminderen.
Momenteel is er binnen WorkingStyle een interne werkgroep bezig met het in kaart brengen van de informatiestromen buiten VerzuimSignaal waarbij persoonsgegevens worden gedeeld. In de komende nieuwsbrieven zullen we u informeren over mogelijke veranderingen welke vanuit deze werkgroep geïmplementeerd zullen gaan worden.  

We hopen dat we middels deze nieuwsbrief al een eerste stap hebben kunnen zetten naar bewustwording om verstandig om te gaan met persoonsgegevens. Deel alleen persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is en als u het deelt, doe dit dan veilig; het liefst via VerzuimSignaal.  

Mocht u naar aanleiding van deze nieuwsbrief nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met Ilona Uijlings, ilona.uijlings@workingstyle.nl .